Slechte ERP-data kost meer dan geen ERP

Een productiebedrijf zonder ERP weet dat het handmatig werkt. Een bedrijf met een slecht gevuld ERP denkt dat het data-gedreven werkt — maar neemt beslissingen op basis van onzin. Dat tweede is gevaarlijker.

In mijn werk kom ik regelmatig bedrijven tegen die een ERP-systeem hebben aangeschaft, geïmplementeerd en in gebruik genomen — maar waarbij de data in het systeem langzaam is verrot. Niet door opzet, maar door slijtage.

Hoe datakwaliteit verslechtert

Het begint klein. Een artikel in het systeem heeft een verouderde leveranciersprijs. Iemand heeft een BOM aangepast maar vergeten dat in het ERP door te voeren. Een medewerker vult de uren niet in het systeem in maar op een papiertje — “dat doen we later wel bij”.

Elke afwijking op zich lijkt onschuldig. Maar na zes maanden is de stamdata op meerdere punten verouderd, zijn er onduidelijkheden over wat de “echte” voorraad is, en weet niemand meer precies welke versie van een werkbon de geldige is.

De oorzaken zijn doorgaans dezelfde:

Stamdata die niet wordt bijgehouden. Artikelen veranderen van leverancier, van inkoopprijs, van locatie — maar de aanpassing in het ERP wordt uitgesteld of vergeten. Na verloop van tijd klopt de stamdata niet meer, en de medewerker die dit weet, werkt eromheen.

Handmatige invoer met fouten. Elke handmatige invoer is een kans op een tikfout, een vergissing, een misverstand. Hoe meer er handmatig wordt ingevoerd — en hoe minder dat wordt gecontroleerd — hoe groter de kans op afwijkingen.

Omzeilen van het systeem. Dit is de meest onderschatte oorzaak. Als een systeem als omslachtig wordt ervaren, gaan medewerkers hun eigen oplossingen zoeken. Buiten het ERP om. Het systeem raakt dan achter bij de werkelijkheid — en niemand corrigeert het actief.

Wat het je kost

De gevolgen van slechte ERP-data zijn direct en tastbaar.

Verkeerde voorraadbeslissingen. Als de voorraadstand in het ERP niet overeenkomt met de werkelijke voorraad, bestel je te vroeg, te laat, of het verkeerde. Dat leidt tot onnodige kapitaalsbinding of productieonderbrekingen.

Te late leveringen. Als de geplande levertijden niet realistisch zijn — omdat de capaciteitsgegevens niet kloppen, of omdat de materiaalstatus verouderd is — kom je pas te laat achter dat een order in gevaar is.

Foute kostprijsberekeningen. Als de BOM’s niet up-to-date zijn en de inkoopprijzen in de stamdata verouderd zijn, klopt je kostprijs niet. Je neemt orders aan op basis van marges die je niet haalt. Dat merk je pas bij de jaarrekening.

Drie checks die je nu kunt uitvoeren

Je hoeft geen IT-audit te bestellen om een eerste indruk te krijgen van de datakwaliteit in je ERP. Drie praktische checks:

1. Vergelijk de ERP-voorraad met een steekproef van de fysieke voorraad. Kies tien willekeurige artikelen uit je magazijn. Vergelijk de aantallen in het systeem met wat er werkelijk ligt. Als meer dan twee van de tien afwijken, is er structureel iets mis.

2. Controleer de levertijden van actieve orders. Kijk hoeveel procent van de openstaande orders een geplande leverdatum heeft die al verstreken is. Als dat meer dan 20% is, wordt de planningsfunctie in het ERP niet serieus gebruikt.

3. Vraag drie medewerkers naar dezelfde KPI. Vraag aan een medewerker van productie, een van inkoop en een van de planning naar de huidige voorraad van een cruciaal artikel. Als ze drie verschillende antwoorden geven — uit drie verschillende bronnen — is er een datakwaliteitsprobleem.

Structureel verbeteren: niet met een big bang

De neiging is om een grote schoonmaakactie te starten. Alles in één keer controleren, corrigeren en bijwerken. Dat werkt zelden. Een week later heeft de dagelijkse drukte de verbeteringen alweer deels tenietgedaan.

Wat wél werkt: eigenaarschap en dagelijkse discipline. Wijs per datadomein een eigenaar aan — iemand die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van die data. Maak het bijhouden van de stamdata onderdeel van de dagelijkse taak, niet een project dat ernaast loopt. Bouw eenvoudige signalen in: een wekelijkse check op verouderde prijzen, een maandelijkse vergelijking van planningsgegevens.

Kwaliteit is geen staat, het is een gewoonte.

---

Meer lezen:

• ERP en Excel: stoppen of slim combineren?
• Wat kost een slecht ingericht ERP je werkelijk?
• Alles over ERP-optimalisatie voor productiebedrijven

Wil je weten hoe jouw ERP-data ervoor staat en waar de risico’s zitten? Neem contact op via verps.nl/contact — ik doe een praktische beoordeling en geef concrete aanbevelingen.