In bijna elk productiebedrijf dat ik bezoek, trof ik naast het ERP-systeem een stel Excel-bestanden aan. Op de planningsafdeling, bij inkoop, op de werkvloer. Soms netjes gestructureerd, soms een wirwar van tabbladen met namen als “definitief_v3_ECHT-FINAL.xlsx”.
De vraag die managers me dan stellen: moeten we hier een einde aan maken?
Mijn antwoord: niet altijd. Maar je moet wel weten wanneer het een probleem wordt.
Waarom Excel nooit weggaat
Excel is flexibel. Binnen vijf minuten bouw je een overzicht dat precies doet wat jij nodig hebt. Geen IT-afdeling nodig, geen ticket aanmaken, geen weken wachten op een aanpassing. Iedereen kent het, iedereen kan er mee werken.
Dat is ook de reden dat Excel zo hardnekkig naast ERP blijft bestaan. Het vult gaten op die het ERP niet of te omslachtig vult. Een snelle analyse, een tijdelijk rapportje, een vergelijking voor een vergadering — voor dat soort werk is Excel prima.
Het probleem begint als het niet meer tijdelijk is.
Wanneer Excel een serieus risico wordt
Er zijn drie situaties waarbij ik zeg: dit moet ophouden.
1. Excel wordt de primaire databron. De voorraadstanden in Excel zijn “betrouwbaarder” dan in het ERP — zo luidt de redenering op de afdeling. Dat betekent dat medewerkers het ERP zijn gaan omzeilen. De data in het systeem klopt niet meer, en het Excel-bestand is de werkelijkheid geworden. Dat is gevaarlijk, want niemand buiten die afdeling weet dat.
2. Beslissingen worden genomen zonder sync. Inkoop bestelt op basis van een Excel-overzicht dat niet meer overeenkomt met de actuele vraag in het ERP. Productie plant op basis van een spreadsheet dat vorige week voor het laatst is bijgewerkt. De consequentie: te veel van het een, te weinig van het ander, en niemand die het op tijd ziet.
3. Er circuleren meerdere versies. Drie mensen werken aan een vergelijkbare spreadsheet, niemand weet welke de juiste is, en bij een vergadering ontstaat discussie over de cijfers in plaats van over de beslissing. Dit kost meer tijd dan je denkt — en het ondermijnt het vertrouwen in data in het algemeen.
Wanneer Excel prima werkt naast je ERP
Er zijn situaties waarbij ik geen enkel bezwaar heb tegen Excel naast ERP.
Voor analyse is Excel uitstekend. Je exporteert data uit je ERP, je draait er een draaitabel op, je bekijkt trends. Zolang je niet terugschrijft naar het ERP en je de spreadsheet behandelt als een tijdelijke werkplek, is er niets mis mee.
Voor eenmalige berekeningen geldt hetzelfde. Wil je snel uitrekenen wat de impact is van een prijswijziging op je kostprijs? Doe dat in Excel. Hoeft niet in het ERP.
Voor presentaties en rapportages is Excel ook prima, zolang de onderliggende data uit het ERP komt en je de spreadsheet niet als archief gaat gebruiken.
De grens ligt hier: Excel mag een schil zijn rondom je ERP-data. Excel mag nooit de bron zijn.
Welke taken weg uit Excel
Concreet: deze taken horen in je ERP, niet in Excel.
- Voorraadbeheer en -mutaties
- Orderbevestigingen en levertijden
- Urenstaten en capaciteitsplanning
- Inkooprequisitiess en bestelhistorie
- Kwaliteitsregistraties die terug te voeren zijn op een order of batch
Als dit nu in Excel leeft, is er werk aan de winkel. Niet omdat Excel slecht is, maar omdat deze data gedeeld moet kunnen worden, gecorrigeerd moet kunnen worden, en te herleiden moet zijn.
Welke taken mogen blijven
- Ad-hoc analyses op geëxporteerde data
- Modellen en simulaties (“wat als we de batchgrootte verdubbelen?”)
- Tijdelijke overzichten voor interne presentaties
- Persoonlijke werklijsten die niet operationeel relevant zijn voor anderen
De grens trekken in de praktijk
Mijn praktische vuistregel: als iemand anders een beslissing neemt op basis van wat in jouw spreadsheet staat, hoort die data in het ERP. Dan is het geen persoonlijk werkgereedschap meer, maar een operationeel systeem — en dat vraagt om de bijbehorende controle, eigenaarschap en betrouwbaarheid.
Meer lezen:
Wil je weten welke Excel-bestanden in jouw bedrijf écht een risico vormen? Dat is vaak met een halve dag inventarisatie te bepalen. Neem contact op via verps.nl/contact — ik kijk graag mee.
Johan Verhees
Eigenaar & ERP-specialist, Verhees ERP Service
30+ jaar ervaring in ERP-implementaties en procesoptimalisatie voor de Nederlandse maakindustrie.