Een ERP-implementatie staat of valt met de consultant die u erbij haalt. Niet met het systeem. Niet met de leverancier. Met de persoon die uw bedrijf begrijpt, of niet begrijpt.
Toch wordt de keuze van een consultant vaak snel gemaakt. Een referentie via via, een goed gesprek, een aantrekkelijk dagtarief. En dan begint het project.
Hier is hoe u het beter aanpakt.
De vragen die er écht toe doen
Heeft hij de werkvloer gekend?
Dit is de eerste vraag die ik zou stellen. Niet als formaliteit, maar als serieuze toets. Een consultant die nooit in een productieomgeving heeft gewerkt, die nooit een serienummer heeft gescand, nooit een stuklijst heeft uitgelegd aan een planner, nooit een haperend werkorder heeft zien oplopen, begrijpt de context niet.
ERP in de maakindustrie gaat over processen die strak op elkaar aansluiten. Inkoop, productie, voorraad, expeditie. Als de consultant die keten niet kent vanuit de praktijk, gaat hij het systeem inrichten vanuit de theorie. En dat verschil merkt u.
Kent hij uw sector?
Voedingsmiddelen, machinebouw, metaalbewerking, kunststofverwerking, elke sector heeft zijn eigen logica. Traceerbaarheid in de voedingsindustrie is heel iets anders dan revisie van machineonderdelen. Een consultant met brede algemene kennis is minder waardevol dan iemand die de specifieke uitdagingen van uw sector kent.
Vraag naar concrete referenties in uw branche. Niet namen van bedrijven, maar wat er precies gedaan is en welk resultaat dat heeft opgeleverd.
Hoe lang werkt hij al met dit pakket?
ERP-systemen zijn complex. Een consultant die anderhalf jaar geleden is omgeschoold van een ander pakket kent de diepte van het systeem niet. De oppervlakte kent iedereen, maar de edge cases, de beperkingen, de plekken waar het systeem knikt, dat kost jaren.
Vraag ook hoe hij zijn kennis bijhoudt. Leveranciers brengen regelmatig updates uit. Wie dat niet actief volgt, loopt achter.
Rode vlaggen
De consultant die altijd het duurste pakket adviseert
Sommige consultants zijn verbonden aan één leverancier of hebben een voorkeur die niets te maken heeft met uw situatie. Ze kennen dat ene systeem, ze zijn er gecertificeerd voor, ze hebben er hun netwerk in zitten. Het gevolg: elke vraag heeft hetzelfde antwoord.
Een goede consultant helpt u het juiste systeem kiezen, ook als dat betekent dat hij minder werk krijgt.
Theoretische kennis zonder praktijkervaring
Er zijn consultants die hun kennis halen uit trainingen, documentatie en projecten bij andere consultants. Ze kunnen de termen gebruiken, ze kennen de schermen, maar ze hebben nooit een productiesituatie gemanaged. Dat merkt u zodra het ingewikkeld wordt, want dan ontbreekt het praktische oordeel.
Beloften over doorlooptijd en budget
Elke consultant die u bij het eerste gesprek zegt hoe lang het gaat duren en wat het gaat kosten zonder uw bedrijf te kennen, liegt. Of hij onderschat wat er nodig is. Beide zijn even gevaarlijk.
Een serieuze consultant vraagt eerst veel. Hij wil begrijpen wat u doet, hoe u het doet, waar de pijn zit. Dan pas doet hij een uitspraak over aanpak en kosten.
Implementatiepartner versus onafhankelijk consultant
Dit is een onderscheid dat veel bedrijven niet scherp genoeg maken.
Een implementatiepartner is een bedrijf dat verbonden is aan een softwareleverancier, vaak gecertificeerd, soms exclusief. Ze kennen het systeem goed. Maar hun belang ligt bij het succesvol uitrollen van dat ene systeem. Ze verdienen aan licenties, aan uren en aan uitbreidingen.
Een onafhankelijk consultant werkt niet voor een leverancier. Hij heeft geen licentie-inkomsten, geen bonusafspraken met een softwarebedrijf. Zijn belang is dat úw project slaagt, want zijn reputatie hangt daaraan.
Het is geen zwart-wit verhaal. Er zijn uitstekende implementatiepartners en slechte onafhankelijke consultants. Maar het is goed om te weten bij wie u zit, en welke belangen er meespelen.
Bij complexere trajecten combineren sommige bedrijven beide: een onafhankelijk consultant die het pakket selecteert en de implementatie begeleidt, terwijl de implementatiepartner de technische uitrol verzorgt. Dat geeft het beste van twee werelden.
Wat u mag verwachten
Een goede consultant communiceert helder, ook als het slecht nieuws is. Hij deinst niet terug voor een ongemakkelijke waarheid. Hij kent zijn grenzen en zegt het als iets buiten zijn expertise valt.
Hij rekent niet aan wat hij niet levert. En hij is er nog als de go-live voorbij is.
Als u twijfelt: vraag altijd een referentiegesprek met een eerdere klant. Niet de referentie die de consultant zelf aandraagt, maar eentje uit zijn CV die al een tijdje geleden was. Hoe zit hij er nu mee?
Meer lezen:
Wilt u sparren over de keuze van een consultant of een second opinion op een aanbod dat op tafel ligt? Neem contact op via verps.nl/contact.
Johan Verhees
Eigenaar & ERP-specialist, Verhees ERP Service
30+ jaar ervaring in ERP-implementaties en procesoptimalisatie voor de Nederlandse maakindustrie.